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84%が効果を実感!社内専用SNSで業務を効率化した方法とは?【株式会社 Beat Communication】

更新日:2021年01月19日

『Beat Shuffle』を使って社内専用SNSを作ると、リモートワークでも社内コミュニケーションを円滑に行うことができ、業務の効率化につながります。今回は導入企業の84%が効果を実感したという社内コミュニケーションツール『Beat Shuffle』をご紹介します。

リモートワークで活躍!社内専用SNSを作るためのツールBeat Shuffle

働き方改革やコロナウィルス感染拡大の影響で、テレワークやリモートワークが急速に広がっています。テレワークやリモートワークを推進する際にぶつかる壁として、いかにして社員が会社に集まらずに、業務を遂行するのかが重要です。

つまり、インターネットのみで社員が情報を共有して、コミュニケーションを円滑に行うための手段やシステムを構築することが必要になってきます。

さらに、顧客情報や社内の機密事項を安全に扱うことも課題になりますよね。

そこで、以上のような問題を解決してくれるツールとしておすすめなのが、Beat Shuffleです。Beat Shuffleは、一言でいうと社内にSNSを作るためのサービスです。

社内専用のSNSがあると、リモートワークでも情報の伝達や社員間のコミュニケーションができて便利ですよね。

それでは、以降でBeat Shuffleについて詳しく解説していきます。

「Beat Shuffle」が大企業を中心に支持される3つの理由

Beat Shuffleは、社内用コミュニケーションツールを世界ではじめて開発した、Beat Communicationが提供する社内SNSです。また、マツダや京セラ、UFJリサーチ&コンサルティングといった1,000人以上の社員を抱えるような大企業にも、導入実績があります。

ここでは、Beat Shuffleが多くの企業や教育機関、官公庁に導入され続ける理由を3つお伝えします。

企業の目的や課題に柔軟に対応できる

Beat Shuffleは、大企業の目的や課題に柔軟に対応できます。なぜなら、コミュニケーションや情報の共有、業務の効率化のための機能を多数備えているからです。

さらに、Beat Shuffleを提供するBeat Communicationは、社内SNSを最適に運用のためのサポートやコンサルティングを徹底して行っています。

事実、導入企業からは、「Beat Shuffleを使って部署や勤務地を超えてSNS上で業務を遂行できる」といった感想も寄せられています。

企業に合わせた使いやすいサイト設計で簡単に操作できる

企業のシステムや目的に合わせた使いやすいサイト設計ができるのも、Beat Shuffleの強みの一つです。企業が社内SNSを導入しても、社員に使ってもらえないという問題が出てくることがあります。

それは、企業に合わせたサイト設計ができていないために、社員が使いづらいことでおこる問題です。

Beat Shuffleでは、企業の目的や課題に対応するための多数の機能を、各企業が使いやすいように、柔軟に組み替えることができます。つまり、導入企業のためだけのSNSツールが手に入ることになります。

Beat Shuffleによる社内SNSを導入した某企業の社内調査によると、社員の95%が社内SNSが業務上、有用だと回答しました。

高水準のセキュリティで安全に情報管理ができる

Beat Shuffleは、他のサービスに比べて高いセキュリティ機能を備えています。理由は、次の点です。

  • 各社独自のURLからログインできて、各社のセキュリポリシーに沿った設定が可能だから
  • さらにセキュリティを強化できるオンプレミス型のサービスを選択できるから

Beat Shuffle以外のサービスには、共通のログイン画面から数百社がアクセスするものもあり、セキュリティに不安があります。しかし、Beat Shuffleだと、各会社に個別のURLとログイン画面を提供できるため、セキュリティの不安を払しょくできます。

また、Beat Shuffleはオンプレミス型を選択できるのもポイントです。オンプレミス型とは、自社サーバーにBeat Shuffleをインストールして社内SNSを運用する方法です。

自社サーバーを使うために、サーバーが社外にあるクラウド型よりも、さらにセキュリティを強化することが可能。加えて、社内規約でクラウドを使えない場合も、オンプレミス型であればBeat Shuffleを導入できる可能性があります。

以上のように、Beat Shuffleはセキュリティ上も安心して使えるサービスです。
次に、Beat Shuffleが備える機能を具体的にお伝えします。

「Beat Shuffle」が備えるカスタマイズも可能な主な機能

Beat Shuffleが備える機能は、コミュニケーションや情報の共有、業務管理の3つに分類することができます。それぞれの項目について解説します。

コミュニケーションを円滑にするための機能

タイムライン 業務上の報告や状況を短文で共有できる機能
コミュニティ 部署の垣根を超えたグループを作成できる機能
日記 仕事の気づきの共有や社員間のふれあいにも使えるブログ機能

社内のコミュニケーションが円滑になることで、それが新しい商品開発につながったり、生産性の向上につながったりする可能性があります。

さらに、離職率も低下して「働きやすい企業」といった企業のブランディングにもつながり、企業PRにもなるのではないでしょうか。

情報やアイデア、意見の共有のための機能

Q&A 質問と回答のやり取りを蓄積して共有できる機能
Wiki 複数人で作成や編集ができる社内ウィキペディア機能
アンケート 商品のネーミングや日程調整などさまざまな用途があるアンケート機能

情報共有やアイデア、意見を社員間で共有できるツールを持つことで、同じような質問に回答する手間を省くことができます。

また、大企業になるほどに、人事制度や福利厚生制度が複雑になり、社員が把握しづらいという課題も多いです。そこで複雑な会社の制度を、社員がいつでも簡単に、リアルタイムで確認できるツールがあると、社員も安心して仕事に取り組めます。

業務を一括で管理できる機能

スケジュール 複数のユーザーで共有できる簡単操作のスケジュール機能
メッセージ 1対1からグループ送信まで、ファイル、動画、マップの添付もできるメッセージ機能
ファイル SNSで投稿したファイルを一括管理できる機能

企業によっては社内の情報共有や連絡に、複数のシステムを混在して使っているパターンがあります。混在したシステムは、情報の混乱を招き社員の疲労へとつながることでしょう。

そこで、すべてを一緒に管理できるようになることで、社員は煩雑なファイル管理やスケジュール管理から解放されます。その結果、社員のモチベーションのアップや業務遂行のための工数を減らすことができ、会社の業績アップも期待できるのです。

以上のようにBeat Shuffleは、企業の課題解決のためのさまざまな機能を備えていることがわかりました。次に、これまでに述べた9つの機能を、サイト設計に反映する具体的な方法をお伝えします。

企業で使いやすいように柔軟にサイト設計できる

Beat Shuffleは、企業の目的や課題に合わせて自由に設計することができます。ここでは、具体的にどのようにサイトを作り上げるのかをお伝えします。さらに、作り上げたサイトのセキュリティ上の安全面についても触れていきます。

※補足
実際にBeat Shuffleを導入する場合は、担当者が入念なコンサルティングを行いサイト設計します。今回は分かりやすくするために、かなり簡便にして解説します。

具体的な目的や希望に合わせたサイト設計ができる

たとえば、ある企業が次のような目的を持ってBeat Shuffleを導入しようと考えているとします。

  • 社員のアイデアや考えを集めたい
  • 会社からのお知らせやマニュアルを社員に周知したい

そこから考えられる、サイト設計は以下のようになります。

  • 部署ごとのコミュニティを立ち上げて顧客管理
  • Q&AやWikiを活用して意見や知識を共有する
  • 社長メッセージを配信
  • 管理者からのお知らせで社内報の配信

次に、以上の企業の目的や課題を反映した結果、どのようなサイトが出来上がるか見てみましょう。

企業個別の目的を反映したサイトだから使いやすい

①ヘッダー 各種通知、検索バー、機能を集約することで直感的な操作が可能
②左カラム プロフィール、リンクしている社員リスト、参加コミュニティ、参加wikiQ&A
③通知領域 自分に関係する投稿情報、友達(リンク)リクエスト、メッセージ受信を通知
④HTML表示枠

(会社からのメッセージ配信)

管理者が、社内報や社長メッセージなどを配信できる
⑤中央コラム タイムライン上でスケジュールやリンクしているユーザーの投稿が流れる
⑥右カラム 管理者が設定可能な領域で、お知らせ、バナー登録、各種ランキングを表示できます

ご覧の通りに、サイトのトップページで会社の課題や目的に沿った機能をすべて確認することができます。タイムライン上では、社員が関係する情報が随時、流れることで連絡漏れや質問の重複も防げるのです。

そして、社員が自宅でリモートワークを始める際は、まずは社内SNSを開きさえすれば、仕事に関する情報取集が可能。結果的に、スムーズに仕事に取りかかることができます。

社内報もサイト上に掲載できるので、紙媒体の社内報を作らずに済み、年間6,000万円のコストカットに成功した企業もあります。

上記のサイト設計は、ほんの一例です。そのため、課題や目的が違う企業にとって、サイトの構造は全く違ったものになります。

セキュリティ対策も企業の個別要望に対応可能


Beat Shuffleは、一般的なクラウドサービスとは違い、個別のURLからログインできます。つまり、会社独自のログイン画面から、URLにアクセスしてサービスを利用できるのです。

独自のURLでSNSサービスを利用することで、IP制限の設定も各社のセキュリティポリシーに合わせることができます。他のサービスよりもセキュリティ上の安全性も高いと言えるでしょう。

とはいえ、クラウド自体にセキュリティの不安を感じている企業や、社内規定でクラウドを利用できない企業もあります。そういった場合は、Beat Shuffleを買い取り、オンプレミス型のサービスを利用することで、自社サーバーを利用したSNS運用という選択肢もあります。

つまり、オンプレミス型を利用すると、データ保存を外部サーバーではなく自社のサーバーで行えるため、情報流出のリスクがクラウドサービスよりも、さらに抑えられることになります。

ここまで、Beat Shuffleの全容を解説してきましたが、実は他にも、スマートフォンアプリでSNSを使えるという嬉しい機能もあるのです。スマートフォンアプリだと、利便性も大きく向上しますね。

スマートフォンアプリは簡単な操作でどこでも情報共有できる


会社独自のSNSスマートフォンアプリがあることで考えられるメリットは次の通りです。

  • 会社専用のSNSアプリで、いつでもどこでも情報の共有ができる
  • スマホで簡単に会社の情報にアクセスできる
  • 直感的な操作性で、誰でも使いやすい

そして、以下に述べるBeat Shuffleの社内専用アプリの主要機能により、SNSスマートフォンアプリのメリットを生かしたSNS運用が可能となります。

  • つぶやき機能
  • コミュニティ機能
  • Q&A機能
  • スケジュール機能
  • プッシュ機能
  • キーワード機能

つまり、我々が普段使っているSNSアプリをイメージしていただくといいでしょう。

ちょっとした連絡事項を確認したいときや、簡単なメッセージを送りたいときに手元でサッと操作できるスマートフォン用の会社アプリがあると便利ですよね。

しかも、アプリ名称やアイコンも各社専用にカスタマイズできます。そのため、社員もすぐにスマートフォン上の会社のアプリを見つけやすいです。

ちょっとした空き時間に、社員がアプリを利用できることで、SNSの利用率も向上します。連絡漏れの予防や、業務上の連携推進にも役立つことでしょう。

Beat Shuffleを導入することで、コミュニケーションや情報共有、業務の効率化にとてもメリットが大きいことがわかりました。とはいえ、実際の現場の評判はどうなのでしょうか?

次に、導入事例をもとにBeat Shuffleの効果について分析します。

『Beat Shuffle』の導入企業の84%が効果を実感


Beat Shuffleを提供するBeat Communicationが、導入企業287社に実施したアンケートを分析します。

まず、導入企業の84%が効果を実感しています(上図の右側)。効果を実感した企業の割合は大きいと言えるではないでしょうか。

さらに、導入後の効果には、コラボレーションの促進や情報・ナレッジの共有、コミュニケーションの強化といったまさに、これまで述べてきたメリット通りの効果を、導入企業が実感できていることがわかります。

全体的なアンケート結果は以上ですが、個々の企業への具体的な効果には、どのようなものがあるのでしょうか?

以降で、Beat Shuffleに対する導入企業の生の感想をお伝えします。

『Beat Shuffle』を導入して効果を実感できた事例を3つ紹介


Beat Shuffleを導入している企業はたくさんありますが、ここでは、京セラ、UFJリサーチ&コンサルティング、マツダの声を紹介します。

導入後に業務効率が30%向上!【京セラ】

・販売方法についての意見交換が、積極的に行われるようになり、社員のモチベーションアップにつながった。
・各部門がコミュニティを立ちあげ、業務の進捗や数値報告を共有することで業務効率が30%向上した。

2か月のプロジェクトを1か月で完遂!【UFJリサーチ&コンサルティング】

・2か月必要だったプロジェクトが半分の1か月で完遂できた。
・顧客の情報をSNSで共有した結果、重要な情報や目標を随時確認でき、円滑にプロジェクトを進めることができた。

部署間の連携で新商品の開発につながった!【マツダ】

・本社社員から販社、向上スタッフまであらゆる層の社員のコミュニケーションが可能になった
・社員が業務関連の疑問点の質問を行いやすくなり、疑問点を社員が調べる手間を省くことができるようになった。
・部署間の連携が活発になり、革新的な新商品開発につながった

まとめ

Beat Shuffleを導入して会社専用SNSを作ることで、リモートワークには欠かせないインターネット上の社員間のコミュニケーションが活発になり、情報や意見、知識の共有が円滑になることがわかりました。

さらに、スケジュールやメッセージ配信なども同じSNSの画面上で行うことができるので、煩雑になった社内業務の管理を簡素化してくれる効果も期待できます。

これからはコロナ禍の影響もあり、テレワークやリモートワークの推進の必要性がより高まることでしょう。

リモートワークの推進のために、社員が会社に集まらずに業務を遂行するためのコミュニケーションツールや、情報の共有をする手段を探している場合は、Beat Shuffleの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

▼参考元
https://www.beat.co.jp/

https://drive.google.com/drive/u/0/folders/17GMN00A7ZjqGrW68Eb1irjX7rs7WUYhN